Utiliser l’OCR pour créer un devis Kactus à partir d’un PDF

L’OCR (Optical Character Recognition) est une technologie qui permet de transformer automatiquement un document PDF en texte exploitable.
Concrètement, l’OCR “lit” votre devis PDF, détecte les informations utiles (intitulés, quantités, prix, TVA, totaux) et les convertit en lignes de devis directement dans Kactus.

Son rôle est simple : éviter la ressaisie manuelle et accélérer la création de devis tout en limitant les erreurs.
En quelques secondes, vous obtenez un devis structuré dans Kactus sans avoir à recopier votre document interne.

L’OCR analyse votre fichier PDF de manière automatique :

• il identifie les blocs de texte et les tableaux,

• reconnaît les mots, les chiffres et les montants,

• reconstruit chaque prestation sous forme de lignes dans le format Kactus.

Cette technologie fonctionne particulièrement bien sur les PDF clairs et bien structurés. Les documents scannés, très graphiques ou contenant des tableaux complexes peuvent parfois nécessiter quelques corrections manuelles après import.

• En haut de votre devis, cliquez sur "Importer mon devis"

  • Attention, seuls les devis au format PDF, de 10 pages maximum et dont le poids est inférieur à 10 Mo fonctionneront !

• Après avoir importé votre devis, l'OCR va commencer à analyser votre devis

  

• Une fois le devis importé, un message de confirmation apparaît vous invitant à vérifier les lignes saisies

  

Afin que l’OCR fonctionne au mieux, veillez à ce que votre devis contienne les mêmes informations que celles demandées sur l’éditeur de devis Kactus :

• Date

• Nom de l’article

• Description

• Taux de TVA

• Quantité

• Prix HT et TTC

Il peut arriver que certains éléments du PDF soient partiellement reconnus (mise en page complexe, documents scannés, etc.).

Nous vous recommandons de :

• relire systématiquement le devis généré,

• corriger ou compléter les lignes concernées,

• vérifier les totaux et les taux de TVA avant envoi.

Même si tout semble correct, nous conseillons toujours une vérification rapide.
L’objectif est d’assurer un devis clair, fiable et conforme à votre proposition commerciale.

L’OCR vous permet de :

• créer un devis en quelques clics,

• éviter de refaire vos devis deux fois (outil interne + Kactus),

• harmoniser la présentation de tous vos devis envoyés via Kactus,

• gagner du temps au quotidien, surtout en période de forte activité.