Création et réception automatique des demandes d'achat et bons de commande

Cet article vient compléter l'article "Transmettre un bon de commande"

Selon votre logiciel achat (ex : Ariba, Coupa, Wise, Popaye, SAP, …) et si votre entreprise en a fait la demande :

• vos demandes d’achat peuvent être créées directement sur votre logiciel achat (punchout)

• une fois validée, le bon de commande peut être transmis automatiquement à Kactus

⚠️ il est possible que l’un ou l’autre des services soit activé mais pas les deux :

• Ex : vous devez créer la demande d’achat manuellement, mais une fois validée elle sera transmise automatiquement sur Kactus.

• Ex : la demande d’achat est crée automatiquement sur votre outil achat, mais une fois validée vous devrez la transmettre manuellement sur Kactus.

Renseignez vous auprès de vos achats si besoin.

Afin de bénéficier de cette fonctionnalité, il est INDISPENSABLE que vous ouvriez Kactus depuis votre logiciel achat. Si vous ne le faites pas, Kactus n’aura pas l’information de connexion à votre logiciel achat et vous ne pourrez pas confirmer la réservation :

Si vous êtes dans cette situation :

• ouvrez votre logiciel achat (ex : Ariba, Coupa, Wise, Popeye, SAP, …)

• recherchez le fournisseur “Kactus” et cliquez dessus

• vous serez redirigé directement sur Kactus, et la connexion sera établie entre votre logiciel achat et Kactus

• vous pourrez alors confirmer votre réservation

• une fois la confirmation effectuée, la demande d’achat est crée sur votre logiciel achat, vous n’avez plus qu’à la finaliser

Note 1 : si vous n’avez pas accès au logiciel achat pour effectuer des demandes, renseignez vous auprès de votre équipe achat pour connaître la procédure à appliquer (ex : inviter sur votre événement un collaborateur habilité à faire les demande depuis la page de votre événement)

Note 2 : si cette fonctionnalité n’est pas activée, vous devrez créé vous même la demande d’achat dans votre logiciel. Dans ce cas pensez à bien y faire figurer la référence Kactus “KCTPO…” fournie sur votre réservation Kactus. Elle est indispensable pour rapprocher votre Bon de commande de l’événement dans le cas où le Bon de commande est transmis automatiquement ou par email.

Une fois la demande d’achat approuvée, si la transmission automatique est activée, celle-ci sera transmise automatiquement à Kactus.

Grâce à la référence “KCTPO…” renseignée sur la demande d’achat, le bon de commande sera rattaché à votre réservation et vous recevrez un email de confirmation de réservation.